(१) बोर्डले सबै आधिकारिक प्रतिनिधिको एउटा दर्ता किताब खडा गरी अद्यावधिक अभिलेख राख्नु पर्नेछ । (२) उपदफा (१) बमोजिम खडा गरिने दर्ता किताबमा देहायका कुराहरु समेत खुलाई आधिकारिक प्रतिनिधिको अद्यावधिक अभिलेख राखिनेछः– (क) आधिकारिक प्रतिनिधिको नाम र ठेगाना, (ख)आधिकारिक प्रतिनिधिको रुपमा दर्ता भएको मिति, (ग) प्रतिनिधि नियुक्त गर्ने धितोपत्र व्यवसायीको नाम र ठेगाना, (घ) बोर्डले उचित र आवश्यक देखेका अन्य आवश्यक विवरणहरु ।